Quy trình tiếp nhận và tổ chức đấu giá tài sản
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ của tài sản bán đấu giá
– Kiểm tra hồ sơ: kiểm tra các văn bản pháp lý liên quan đến tài sản bán đấu giá, yêu cầu khách hàng bổ sung hồ sơ (nếu có);
– Thông báo cho khách hàng quy trình của việc tổ chức đấu giá, thời gian tổ chức, thanh toán, phí dịch vụ đấu giá….
– Gửi Giấy yêu cầu bán đấu giá tài sản để khách hàng điền các thông tin cần thiết của tài sản bán đấu giá;
– Gửi mẫu Hợp đồng dịch vụ đấu giá tài sản để khách hàng tham khảo.
Bước 2: Đi khảo sát thực tế
– Chụp hình tài sản bán đấu giá
– Lập Phiếu khảo sát thực địa ghi nhận tình trạng của tài sản.
Bước 3: Ký kết Hợp đồng dịch vụ đấu giá tài sản
– Soạn thảo Hợp đồng trình Ban Giám đốc;
– Gửi Hợp đồng đến khách hàng tham khảo;
– Chỉnh sửa, bổ sung Hợp đồng (nếu có);
– Trình Ban Lãnh đạo 02 bên cùng ký kết Hợp đồng, Hợp đồng được lập 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản.
Bước 4: Thông báo công khai việc đấu giá
– Thông báo bán đấu giá được đăng công khai trên 2 số báo, mỗi lần thông báo công khai cách nhau ít nhất 02 ngày làm việc.
– Trên trang thông tin điện tử chuyên ngày ngành về đấu giá tài sản.
Bước 5: Soạn thảo quy chế, thông báo bán đấu giá tài sản trình Ban giám đốc duyệt.
Bước 6: Thực hiện việc niêm yết đấu việc đấu giá tài sản tại
– Trụ sở Công ty;
– Nơi tổ chức cuộc bán đấu giá;
– Nơi lưu giữ tài sản bán đấu giá (đối với tài sản là động sản);
– Ủy ban nhân phường nơi có bất động sản (đối với tài sản là bất động sản).
Bước 7: Tiếp nhận khách hàng mua hồ sơ đấu giá
Bộ hồ sơ đấu giá bán cho khách hàng gồm:
– Đơn đăng ký tham gia đấu giá;
– Bản cam kết xem tài sản;
– Quy chế bán đấu giá tài sản;
– Bản photo các văn bản liên quan đến tài sản bán đấu giá;
Phối hợp với Bộ phận tài vụ thu tiền bán hồ sơ cho khách hàng.
Bước 8: Tiếp nhận khách hàng đăng ký tham gia đấu giá
Hồ sơ khách hàng tham gia đấu giá nộp là:
– Đơn đăng ký tham gia đấu giá phải theo mẫu có đóng dấu treo của Công ty đấu giá hợp danh DVL.
– Bản cam kết xem tài sản phải theo mẫu có đóng dấu treo của Công ty đấu giá hợp danh DVL.
– Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh; Giấy phép thành lập có chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Đối với tổ chức).
– Giấy giới thiệu người đại diện cho tổ chức đăng ký tham gia đấu giá.
– Bản sao CMND người đại diện theo pháp luật của tổ chức; Bản sao CMND cá nhân; Bản sao CMND người được ủy quyền đăng ký tham gia đấu giá.
– Giấy ủy quyền đăng ký tham gia đấu giá theo đúng quy định pháp luật nếu đại diện theo PL của doanh nghiệp hoặc của cá nhân nếu không trực tiếp làm thủ tục đăng ký tham gia đấu giá.
– Phiếu thu tiền đặt trước hoặc các chứng từ, giấy tờ chứng minh khách hàng đã nộp tiền đặt trước cho Công ty đấu giá hợp danh DVL.
Bước 9: Báo cáo tình hình đăng ký đấu giá
– Sau khi kết thúc thời hạn đăng ký tham gia đấu giá tài sản, tổng hợp tình hình và danh sách khách hàng đăng ký đấu giá;
– Soạn Tờ trình về tổ chức phiên đấu giá trình Ban giám đốc.
Bước 10: Gửi thư mời tham dự phiên đấu giá
– Đơn vị có tài sản;
– Phòng Công chứng (nếu là bất động sản);
– Trường hợp không có khách hàng đăng ký tham gia đấu giá, gửi Văn bản thông báo đến đơn vị có tài sản.
Bước 11: Tổ chức phiên đấu giá
– Phối hợp với Phòng Hành chính chuẩn phòng đấu giá;
– Tiến hành phiên đấu giá, lập Biên bản đấu giá;
– Sau phiên đấu giá, trả tiền đặt trước lại cho người không trúng đấu giá.
Bước 12: Công việc sau khi đấu giá thành
– Theo dõi việc thanh toán tiền mua tài sản của khách hàng;
– Sau khi khách hàng đã thanh toán đủ tiền mua tài sản;
– Chuyển số tiền theo quy định trong Hợp đồng cho Đơn vị có tài sản.
– Thông báo cho Đơn vị có tài sản biết để bàn giao tài sản cho người mua.
– Tham dự bàn giao tài sản với Đơn vị có tài sản và người mua;
Bước 13: Thanh lý hợp đồng, chuyển Bộ phận tài vụ thực hiện
– Thanh toán số tiền theo Biên bản thanh lý hợp đồng;
– Xuất hóa đơn dịch vụ giá trị gia tăng cho Đơn vị có tài sản.
Trường hợp đấu giá không thành:
Gửi Văn bản thông báo và đề nghị Đơn vị có tài sản tiếp tục tổ chức bán đấu giá. Hai bên tiến hành ký kết Hợp đồng sửa đổi bổ sung và quy trình tổ chức đấu giá được thực hiện lại như từ bước 1.